När processer skapas för medarbetare som egentligen borde hitta något annat jobb

I dag på morgonen sprang jag sju kilometer runt om i Karlstad. Under den rundan hann jag planera en hel del av veckans arbete. Vi har väldigt mycket att göra så i princip varje minut fram till Jul är schemalagd. Vi ska bland annat hinna med en audit på våra ISO-certifieringar innan det är dags att öppna julklappar. Jag hann också fundera en del kring det här med processer, policyer och regler som man skapar på företag. Ur det leddes mina tankar in på att alla de regelverken ibland motverkar sitt syfte. De kan ju faktiskt bli ett hinder för tillväxt, fast tanken ofta är det omvända. Jag tänker så här.

Det är förstås viktigt att arbeta efter tydliga ramar. Enkelt uttryckt; välskrivna – och för all del vällästa – policyer och process gör det möjligt för medarbetarna att tydligt förstå sina roller och ansvarsområden inom förutbestämda gränser. Så i princip kan policyer och rutiner leda till att en verksamhet i stora stycken kan styras utan chefer. Det är ju jättebra. Men ibland känner jag att de skrivs för att kunna styra anställda som av någon anledning inte själva använder – eller i värsta fall inte ens har – sunt förnuft. Alltså, man skriver dem för att förhindra diverse tokigheter. Är det bra? Har man rätt anställda då?

Medarbetare som är disciplinerade i både tanke och handling skapar ordning och reda. De rapporterar och gör det som är viktigt. De skapar sina egna mål för att bidra till att nå företagets mål utefter de givna ramarna. När man gör för komplicerade processer, policyer och allt annat som mest upplevs som byråkratiskt så tror jag att man till slut hämmar kreativiteten … Jag tycker mig se verksamheter där detta byggs på, och bli mer och mer betungande. Och allt detta för att skapa förutsättningar för medarbetare som egentligen borde hitta ett annat jobb där deras kunskaper och egenskaper sannolikt mer skulle komma till sin rätt. Så samtidigt som denna energikrävande insats kan får de ”rätta” medarbetarna att söka sig någon annanstans stannar de kvar som behöver detaljstyrning via diverse dokument som beskriver vad man inte ska göra. Jag har själv slutat på arbetsplatser där dokumentation blivit så komplicerad att det i princip var omöjligt att göra ett bra jobb.

Åter till våra processer som vi sakta uppdaterar i takt med att vi växer och nya roller uppstår, framför allt olika stödroller runt kärnverksamheten. Här måste vi hitta rätt nivå på vår egen byråkrati, så vi inte går i fällan att hämma kreativiteten men däremot gärna behåller entreprenörsandan. VI vill fortsätta vara ett spännande företag – inte ett ”vanligt” företag. En del i det är att ge medarbetarna frihet att bestämma och styra över hur de ska nå sina egna mål inom den angivna ramarna. Och vi tror att vi gör det genom att attrahera hängivna och disciplinerade medarbetare.