Ett Pruttmejl!

Ja, ni läste faktiskt rätt. En pruttrubrik, för att dagens tankar rör sig kring pruttmejl. Här på jobbet har vi nämligen skapat begreppet pruttmejl. Kanske inte den mest mogna etiketten jag har satt på ett förbättringsprojekt. Men kanske är jag helt enkelt inte mognare än så.

Så, vad menar jag då med pruttmejl? Grunden är egentligen att vi ska se till att ge bra förutsättningar till våra kolleger och att minska mängden energi som läcker ut i onödan. Hos oss är inte problemet speciellt stort, men det händer att någon av oss drar iväg ett mejl med ett luddigt budskap som ”kan du kika lite på det här?”, följt av en oändligt lång mejlkonversation som man då ska försöka läsa sig igenom och lista ut vad tusan det är som man ska ”kika på lite”. När det händer har vi en liten – men faktiskt rätt effektiv – metod. Vi svarar avsändaren med ett kort och kärnfullt ”PRUTT”. Det är ingen sån där modern flosklig konsultförkortning, utan ett sätt att förklara att innehållet i mailet man just läst är mestadels luft. Fast inte så ren och fräsch. Då får vederbörande alltså ta och förtydliga vad budskapet egentligen är.

Med detta aningen infantila ordval vill jag avdramatisera det hela lite. För vi har alla olika nivåer och synpunkter på vad man tycker är ett pruttmejl och jag vill inte att man lägger för mycket energi på att läsa massa meningslös text i onödan eller lägga energi på att övertolka. Jag kan lova att det finns mängder med mer värdefulla saker att lägga sin tid och energi på.

En del mejl förefaller ha lämnat avsändaren så snabbt att man undrar om mejlet bar på någon sorts smitta som avsändaren inte ville befatta sig med, och därför skickade iväg det hastigt för att undvika sjukdom. Som en sorts digital beröringsskräck. Alla skickar vi pruttmejl någon gång emellanåt, så det är liksom inga konstigheter. Men det gäller att hitta en nivå på mejlkommunikationen som är bra och effektiv, och som hjälper oss i arbetet. Det är ju inte hammarens fel om man hela tiden bankar bredvid spiken.

Man kan ägna mejlen mycket tid, för det kommer ju mycket både nyttigt och roligt den vägen. Jag ägnade mig åt att göra lite efterforskning kring vad man stör sig på mest när det kommer till mejl. En inte särskilt vetenskaplig studie, så ta den med så många nypor salt du tycker att du behöver. Det landade så här:

1. Otrevlig inledning. Att få mejl utan hälsningsfras känns trist. Är det en mailtråd kan det förstås räcka att man skriver hej i första mejlet. Men tänkt att du möter någon på stan som inte hälsar utan bara säger ”kan du kika lite på det här?” – visst skulle det känna märkligt? Jag tror också att efter ett hej kan några trevliga inledande ord göra att man blir mer intresserad av innehållet och bygger någon sorts förtroende
2. STORA BOKSTÄVER. Hallå, varför skriker du åt mig? Lägger man till några utropstecken så blir det ännu mer provocerande. Det är klart att man i ett mejl kan behöva accentuera vissa delar, men det finns en gräns när det bara blir störande.
3. Att du skiter i att svara. Lite hårt uttryckt kanske. Att du väljer att inte svara, kanske är ett bättre uttryck. Personligen trodde jag att den här skulle komma först, för jag ogillar verkligen att skicka mejl som jag inte får något svar på. Förutsatt att det är mejl vars innehåll är tänkt att besvaras. Jag är definitivt inte perfekt, det händer naturligtvis att jag glömmer att svara, svarar onödigt sent, eller nedprioriterar för att det går 200 och annat kommit i vägen. Men jag kan lova att jag försöker svara på allt. Har jag inget svar direkt kan ju det vara ett svar. Dvs att jag tagit emot din fråga, men behöver lite tid på mig för att ge ett relevant svar på frågan. Jag tror att det uppfattas som hundra gånger otrevligare att ignorera en fråga än att tacka nej.
4. Ett alldeles för långt mejl. Men orkar eller hinner inte läsa hur långa mejl som helst. Jag älskar att läsa och avverkar flera böcker i veckan, men jag tillhör definitivt dem som slutar att läsa evighetsmejl efter ett tag. Såklart jag läser om allt är relevant, men ibland finns det helt enkelt inte vare sig tid eller intresse för att läsa allt. Min tanke är att man ganska snart bör komma till sak. Tydlighet gör ofta susen. Då visar man mottagaren respekt, samtidigt som man minskar risken för missförstånd.

Och på tal om alldeles för långa mejl. Bloggar kanske inte heller ska vara för långa. Så nu jag avslutar med ett tips baserat på empiriska studier. CC:a inte dina mejl om det inte är nödvändigt.